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À DÉCOUVRIRTransformez vos documents en réponses avec GoodBarber Chatbot
GoodBarber Chatbot peut désormais utiliser les documents que vous ajoutez, en complément des contenus sélectionnés dans votre app. Politiques internes, manuels, supports de cours, guides pratiques et autres ressources textuelles deviennent des sources que vos utilisateurs explorent en posant leurs questions. Pour illustrer cet apport, suivons un collaborateur qui cherche une règle dans la politique de déplacement de son entreprise.
Partez de la question que vos utilisateurs se posent
Dans une app, publier un document utile n’est qu’une partie du travail. Encore faut-il que chacun retrouve la bonne information au moment d’agir. Un fichier bien nommé aide à parcourir une bibliothèque, mais le lecteur peut avoir une question plus immédiate.
La communication d’entreprise n’est qu’une application possible. La même approche peut servir des ressources pédagogiques, des guides pour les membres d’une organisation, des références techniques ou d’autres documents utiles partagés dans une app. Dans notre exemple, un collaborateur prépare un déplacement chez un client et souhaite savoir :
Quels frais de déplacement nécessitent une autorisation préalable ?
Nous avons ajouté les documents aux sources de GoodBarber Chatbot pour que les fichiers que vous tenez déjà à jour puissent alimenter ces échanges. Vous choisissez les documents. Les utilisateurs posent leurs questions avec leurs propres mots. L’assistant recherche les passages pertinents et s’appuie dessus pour formuler sa réponse.
La question devient une porte d’entrée dans la politique de déplacement. Le collaborateur peut partir de la décision qu’il doit prendre, même sans connaître le titre du document qui l’explique.
Réutilisez la politique que vous avez déjà
Votre équipe peut déjà disposer d’une politique de déplacement validée au format PDF. Pour l’intégrer aux connaissances de l’assistant, il n’est plus nécessaire de transformer chaque partie en article CMS. Ajoutez le fichier à la section Chatbot concernée : il complète les contenus de l’app que vous avez sélectionnés.
Vous pouvez désormais ajouter une politique exportée en PDF, un manuel rédigé dans Word, une liste de vérification en texte brut ou un guide maintenu en Markdown, avec d’autres types de documents envisagés à mesure que la fonctionnalité évolue.
Retrouvez le passage pertinent dans la conversation
Revenons au collaborateur qui prépare une visite client. Dans notre document de démonstration, les repas avec les clients, la location d’un véhicule et les modifications d’une réservation approuvée nécessitent l’accord du responsable avant d’engager la dépense. La politique précise également les informations à fournir dans cette demande.
Une réponse fondée sur ce passage peut réunir ces catégories et indiquer au collaborateur d’envoyer à son responsable l’objet du déplacement, le coût estimé et le motif de sa demande. Ces règles proviennent de notre document d’exemple ; les réponses de votre assistant dépendront des contenus fournis par votre équipe.
Lorsque l’accès au document original est activé, une carte source peut identifier le fichier et permettre au collaborateur de le consulter. Des indications de lecture l’aident à retrouver les informations pertinentes dans le document.
Cela compte lorsqu’une personne souhaite vérifier la formulation avant de transmettre sa demande. La conversation lui donne une réponse à consulter, tandis que la politique originale reste disponible pour en comprendre le contexte.
Choisissez si les collaborateurs peuvent ouvrir l’original
Chaque fichier possède une option Accessible aux utilisateurs. Lorsqu’elle est désactivée, le document peut alimenter les réponses, sans que son nom, son lien de téléchargement ou sa carte source soient affichés. Lorsqu’elle est activée, l’assistant peut partager l’original pour que les utilisateurs l’ouvrent ou le téléchargent.
Dans notre exemple, rendre la politique de déplacement accessible permet au collaborateur de lire la procédure d’autorisation complète. Vous pouvez laisser un autre document indisponible au téléchargement tout en utilisant son contenu pour alimenter les réponses. Faites ce choix pour chaque fichier ajouté.
Quelle que soit l’option choisie pour partager les documents originaux, vous pouvez toujours restreindre l’accès au Chatbot à vos utilisateurs authentifiés ou à des groupes spécifiques grâce à l’extension Groupes d’utilisateurs.
Faites travailler ensemble documents et contenus de l’app
La politique de déplacement n’est qu’une partie de la préparation du collaborateur. Un article peut expliquer comment l’entreprise organise les visites clients. Un événement peut annoncer un atelier de préparation. Un point sur une carte peut indiquer le bureau à visiter. Un podcast peut partager les conseils pratiques d’un collègue. GoodBarber Chatbot peut utiliser les articles, événements, points de carte et podcasts sélectionnés, aux côtés des fichiers ajoutés, dans une même base de connaissances.
Votre équipe continue de choisir le format adapté à chaque information. Publiez une annonce sous forme d’article, partagez une interview en podcast, inscrivez un rendez-vous au calendrier et conservez une politique détaillée dans un document. Les collaborateurs peuvent parcourir ces sections familières, avec l’assistant comme accès conversationnel lorsqu’ils ont une question précise.
Gardez la maîtrise des sources de chaque réponse
Lorsque la politique de déplacement change, votre équipe retire simplement l’ancien fichier et ajoute la version à jour. Elle continue de maintenir les documents de référence, tandis que le Chatbot facilite l’accès des collaborateurs à ces connaissances.
Commencez par un document que votre public consulte régulièrement, comme une politique interne, un manuel ou un guide pratique. Ajoutez-le dans Chatbot > Fichiers, choisissez si vous rendez l’original accessible, puis posez une question sur son contenu. La documentation du Chatbot détaille les étapes de configuration.
