Magasin, chantier, rondes de nuit : ce que le client demande

Un magasin se garde pendant qu’il est ouvert, un chantier quand il est vide, et une tournée de rondes relie plusieurs sites dans la même nuit. Le formulaire, la visite et les consignes suivent ces différences.
MagasinChantierRondes de nuit
Horaires typesDe l’ouverture à la fermeture, avec des renforts pendant les soldes et en décembreLes nuits, les week-ends et les jours fériés, quand plus personne ne travaille sur placeDe la fermeture des sites jusqu’au matin, avec plusieurs passages par nuit
Ce que le formulaire demandeAdresse, nombre d’entrées, horaires d’ouverture, dates des renfortsAdresse, durée des travaux, engins et matériaux laissés sur placeListe des sites, heures de fermeture, nombre de passages souhaité
La visite d’évaluationAvec le directeur, avant l’ouverture du magasinAvec le conducteur de travaux, en fin de journée, pour voir comment le chantier se fermeUn créneau par site de la future tournée
Les consignes de l’agentPoste à l’entrée, zones sensibles, fermeture du soirPortail et cadenas, clés de la base vie, astreinte du chantierUne section par tournée, les sites dans l’ordre de passage
Le rapport d’incidentAlarme déclenchée, vitrine endommagée : récit, heure, photoClôture découpée, engin forcé, matériel manquant : photos à l’appuiPorte trouvée ouverte, éclairage coupé : site, heure, photo

La visite d’évaluation, réservée par le responsable du site

Une heure sur place, avec la personne qui connaît les lieux, avant votre proposition

Avant de proposer un dispositif, votre responsable d’exploitation fait le tour du site : issues, éclairage, zones de stockage, horaires des livraisons. Ouvrez une section « Visite d’évaluation » en créneaux d’une heure, du lundi au vendredi : le directeur du magasin ou le conducteur de travaux y choisit son heure et indique l’adresse exacte, la nature du site et le téléphone de la personne qui l’accueillera. Avec 48 heures de délai minimum, le responsable d’exploitation a le temps de regrouper ses visites par secteur. Chaque visite rejoint son Google Calendar ; un rendez-vous pris par téléphone, qu’il y note lui-même, retire aussi le créneau de l’app.
application avec calendrier pour réservation de services de sécurité.

Ce que l’agent trouve dans la section de son site

Les accès et les clés

Par quelle porte entrer, où prendre le badge ou les clés, à quelle heure arrivent les premières livraisons.

Le plan et les points sensibles

Les photos des issues de secours, du local technique ou du stock de câbles, en galerie : un remplaçant repère les lieux avant d’arriver.

Les contacts d’astreinte

Le responsable du site, votre permanence, le chef de poste : chaque numéro s’appelle en un geste.

Les consignes du moment

Un inventaire samedi, une livraison attendue à 5 h, une zone fermée pour travaux : un article, et une notification au seul groupe du site.

Le formulaire d’incident

Type d’incident, heure, lieu précis, récit et photos, envoyés depuis le site même.

Un site de plus sous contrat : trois réglages

Le contrat est signé, le premier agent prend son poste lundi soir : le back-office suffit pour tout préparer, et les autres sites n’en voient rien.
  1. Le groupe du site

    Ouvrez dans le back-office un groupe par site, « Entrepôt Nord » ou « Chantier des Tilleuls », ou un par tournée pour les rondes de nuit. Chaque agent ouvre son compte depuis l’app ; vous l’ajoutez ensuite au groupe du site qui lui est confié. Change-t-il d’affectation ? Il change de groupe, et les consignes de l’ancien site quittent son menu.
  2. Les consignes, réservées au groupe

    Rédigez dans une section réservée à ce groupe les accès, les contacts d’astreinte et les points à vérifier, photos des issues comprises : les agents des autres sites ne la voient pas. Une consigne change ? Modifiez l’article, puis envoyez une notification push au seul groupe du site.
  3. Le formulaire d’incident

    Ajoutez au même espace un Formulaire : type d’incident en liste déroulante, date, heure, lieu précis, récit, champs photo. Un e-mail vous prévient de chaque rapport ; tous restent au back-office, et leur export CSV sert de base au compte rendu mensuel remis au client.

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Gardiennage, chantiers, rondes : les questions des sociétés de sécurité

Comment un client commande-t-il un agent de sécurité dans l’app ?

Par une demande, pas par une réservation : un gardiennage couvre des nuits ou des semaines, et son dispositif dépend du site. Le client remplit le Formulaire « Demande de gardiennage » : type de site, adresse, dates, horaires, poste fixe ou rondes. Vous proposez ensuite la visite d’évaluation, puis votre devis ; l’engagement se signe avec vous, hors de l’app.

Qui réserve la visite d’évaluation, et combien de temps dure-t-elle ?

Une heure, sur place, réservée par la personne qui connaît le site : directeur de magasin, conducteur de travaux, responsable des services généraux. Elle reçoit une confirmation par e-mail, comme votre responsable d’exploitation. Pour une future tournée de rondes, elle prend un créneau par site à visiter ; en cas d’empêchement, elle annule depuis l’e-mail.

Un agent peut-il lire les consignes d’un autre site ?

Non. Chaque site a sa section, réservée à son groupe, et l’agent ne voit que celle du groupe où vous l’avez placé : l’agent du magasin ne voit ni les clés du chantier ni les contacts de l’entrepôt. Pour les rondes de nuit, le groupe est celui de la tournée, et sa section réunit les sites de la nuit dans l’ordre de passage.

Comment l’agent envoie-t-il un rapport d’incident avec photo ?

Depuis le Formulaire d’incident de son site : il choisit le type d’incident, note l’heure et le lieu, décrit les faits et joint des photos, voire une vidéo. Chaque rapport déclenche un e-mail vers vous ; le back-office les conserve, prêts pour un export CSV. Ce n’est pas une main courante électronique certifiée : si votre activité en exige une, gardez votre outil, et confiez à l’app le signalement avec photo.

L’app permet-elle de localiser mes agents pendant leur service ?

Non. L’app ne suit aucun agent : pas de GPS, pas de position sur une carte, pas d’alerte quand un agent quitte son site. Elle ne tient pas lieu non plus de dispositif d’alarme pour vos agents isolés. Pour joindre un agent en poste, votre permanence l’appelle, comme aujourd’hui.

Peut-on pointer les rondes avec l’app ?

Non : l’app n’enregistre aucun passage, ni par badge, ni par QR code, ni par borne. Les consignes de la tournée donnent l’ordre des sites et les points à vérifier, et un incident constaté passe par le formulaire. Si vos contrats prévoient un pointage des rondes, il reste dans votre système actuel.

L’app peut-elle tenir le planning de mes agents ?

Non. Plannings, vacations, relèves et paie restent dans vos outils. L’app travaille à côté : elle reçoit les demandes des clients, prend les rendez-vous de visite, montre à chaque agent les consignes de son site et recueille ses rapports d’incident.
Les clients demandent, les responsables de site réservent, les agents trouvent leurs consignes
L’app de votre société de sécurité, publiée à votre nom sur les deux stores et en version web : demandes de gardiennage pour magasins, chantiers et rondes de nuit, visites d’évaluation reliées à Google Calendar, un espace fermé par site ou par tournée, rapports d’incident avec photo.
Conseils pour créer une app