Gérer son catalogue en masse

Les liens Import et Export vous attendent en haut de la liste, dans Produits › Tous les produits.

Le partage entre les deux façons de travailler est assez net. Le fichier est fait pour les champs qui portent une valeur : un prix, un stock, une référence, le rattachement d'une déclinaison à son produit. Il traite le même geste sur mille lignes aussi vite que sur une. La fiche produit, elle, est faite pour ce qui convainc : la description, l'ordre des visuels, les produits complémentaires. C'est le sujet du guide « Réussir ses fiches produit », et ça se décide un produit à la fois.

Une règle simple pour trancher. Si vous vous apprêtez à répéter la même manipulation plus d'une dizaine de fois, c'est un travail de fichier. Si chaque produit demande une décision qui lui est propre, c'est un travail d'écran.

Un mot sur le rythme, parce qu'il change la façon de s'organiser. L'export se prépare en arrière-plan : un e-mail vous prévient quand il est prêt, et le fichier vous attend dans Paramètres › Mes fichiers. L'import fonctionne de la même façon, avec sa confirmation par e-mail. Sur un gros catalogue, lancez donc l'opération à un moment où vous pourrez y revenir quelques minutes plus tard.

C'est la seule mécanique à comprendre, et elle explique la plupart des imports qui donnent un autre résultat que celui attendu.

Chaque ligne de votre fichier porte un identifiant de produit, et chaque déclinaison porte le sien. Identifiant renseigné, la plateforme reconnaît l'élément et le met à jour. Identifiant laissé vide, elle le crée. C'est ce qui fait qu'un même fichier peut servir à corriger votre catalogue ou à en fabriquer un second à côté.

D'où le réflexe qui vaut pour toute mise à jour : partez toujours d'un export, jamais d'une feuille vierge. L'export vous rend deux choses que vous n'avez aucun moyen de reconstituer de tête. Les identifiants d'abord. Les noms de colonnes exacts ensuite, que l'import lit à la lettre : une colonne mal orthographiée fait échouer le fichier entier.

Deux points s'y rattachent, et ils décident de la forme de votre fichier. La référence d'une déclinaison est unique dans la boutique, c'est elle qui vous permet de vous repérer dans un fichier de mille lignes. Et un produit décliné en trois tailles occupe trois lignes, reliées entre elles par une colonne commune : le prix, le stock et la référence vivent sur la déclinaison, pas sur le produit.

Un import s'applique tel quel : il modifie vos produits directement, et l'état d'avant n'existe plus que dans votre fichier. Toute la sécurité de l'opération tient donc à ce que vous faites avant de cliquer, et ça se résume à trois gestes.

Exportez votre catalogue complet d'abord. Pas un produit, pas la seule collection sur laquelle vous travaillez : le catalogue entier, avec tous les attributs. Ce fichier ne sert pas à l'opération, il sert de copie de référence, et c'est lui qui vous permet de revenir en arrière.

Travaillez sur un double. Le fichier de référence reste fermé dans un coin, vous modifiez une copie. Un tableur ouvert deux heures finit toujours par recevoir une saisie involontaire, et vous voulez que ce soit sur la copie.

Commencez par un petit périmètre. L'export sait ne prendre qu'une collection. La première fois que vous faites une opération, sortez une collection, appliquez-lui votre modification, importez, puis allez regarder le résultat dans votre liste de produits et dans la preview de votre app. Ce qui marche sur douze produits marchera sur mille.

C'est ici que le fichier devient un outil de commerçant, parce qu'il fait en une fois ce qui prendrait une journée à la main.

Des soldes sur tout le catalogue, par exemple. L'opération tient dans deux colonnes : le prix de base passe dans le prix barré, le prix réduit prend sa place dans le prix. Vous importez, et le catalogue entier bascule, prix barrés compris. À la fin de l'opération, l'import inverse remet tout en place.

Ce qu'il faut retenir n'est pas la manipulation, c'est ce qu'elle vous permet de prévoir : préparez le fichier de sortie en même temps que celui d'entrée. La remise à l'état normal est ce qu'on oublie, et c'est ce qui coûte cher, parce qu'on la découvre un lundi matin avec le catalogue encore en promotion. Votre export de référence est déjà ce fichier de sortie, à condition de l'avoir gardé intact.

Une opération générale sur les prix reste un outil parmi d'autres. Quand votre réduction vise une période, un montant de commande ou une partie de vos clients, elle se règle dans Marketing › Réductions › Liste des réductions, sans toucher au catalogue. Le guide « Maximiser ses ventes » pose la comparaison entre les deux.

Le stock se lit produit par produit dans votre liste, il a son propre écran dans Produits › Stock, et il se modifie dans la fiche. Ce rythme convient tant que les mouvements sont ceux des ventes en ligne, que la boutique décompte toute seule.

Il change dès que votre stock bouge ailleurs que dans l'app : une livraison qui arrive, une journée de marché, un inventaire de fin de mois. Là, vous avez cinquante quantités à corriger d'un coup, et c'est exactement ce que le fichier fait bien. Vous exportez, vous renseignez la colonne de stock de chaque déclinaison, vous réimportez.

Une valeur mérite d'être connue avant de remplir la colonne : le stock illimité est une valeur comme une autre, celle que prennent les produits que vous ne comptez pas, un service ou un produit fabriqué à la demande. Vous la retrouvez telle quelle dans l'export, et vous pouvez la poser sur d'autres lignes.

L'import sert aussi à emménager, quand votre catalogue existe déjà sur une autre plateforme et que vous ouvrez votre app. C'est le cas où le gain de temps est le plus visible, et celui où l'ordre des opérations compte le plus.

Le fichier porte le squelette : les titres, les références, les prix, les déclinaisons, les stocks, le rattachement aux collections. Il vous met une boutique debout en un import.

Le squelette posé, il reste ce qui fait acheter. Prévoyez donc une seconde passe pour les descriptions et pour les visuels, fiche par fiche, et gardez à l'esprit qu'une photo voyage par son adresse : pour qu'elle suive votre import, elle doit déjà être en ligne quelque part et accessible publiquement. Beaucoup de migrations se font en deux temps pour cette raison, et c'est un bon plan de marche : le fichier vous donne la structure en une heure, les fiches se travaillent ensuite au rythme où vous les soignez.

Le guide « Réussir ses fiches produit » traite cette seconde passe, et le guide « Organiser sa boutique » traite les collections dans lesquelles ranger tout ça.